Счет на оплату ― обязательные реквизиты, правила хранения, роль в документообороте

Счет на оплату не отображается в финансовой отчетности и, по сути, не относится к первичной бухгалтерии. Но этот документ регулирует правовые отношения между контрагентами, в частности, уведомляет о необходимости внесения стоимости товара, фиксирует цену покупки. Порядок его оформления и будет рассмотрен детально в этой статье.

Что такое счет на оплату, для чего он нужен

Документ имеет рекомендательный характер, служит основанием для оформления платежного поручения на оплату товаров или услуг. Счет может быть выставлен в рублях или иностранной валюте. Расчеты в денежных единицах других стран производятся по курсу Центрального банка, действующему на день оплаты, если иное не предусмотрено договором.

Некоторые компании обходятся без счетов. Товары, услуги оплачиваются на основании договора.

Но бывают и обратные ситуации, когда покупатель и продавец не заключают письменное соглашение. Перечисление средств поставщику, согласно выставленному счету, в этом случае и будет выступать согласием на осуществление сделки.

Компании могут столкнуться и с другими обстоятельствами, когда может понадобиться счет на оплату:

  • в договоре не установлена сумма к оплате;
  • заказчик перечислил продавцу авансовый платеж;
  • это одно из условий сделки, например, оплата за электроэнергию, услуги связи;
  • организация или ИП на общей системе налогообложения занимается реализацией товаров или предоставляет услуги по агентскому договору.

Все счета можно разделить на две категории ― с предоплатой и постоплатой. Разница только в сроках платежа. Если в договоре есть пункт о внесении предоплаты после подписания, продавец выставляет счет на аванс. На остаток суммы оформляется другой документ, после подписания заказчиком накладных. Счет может выставляться и на всю сумму сделки, при этом клиент погашает обязательства частями.

Перечень обязательных реквизитов

Унифицированных правил оформления счетов не существует. Компании могут разрабатывать бланки самостоятельно. Основная их составляющая ― это банковские реквизиты, также в документ включают следующие сведения:

  • дату и номер выдачи;
  • основание (договор);
  • информацию о товарах, услугах;
  • итоговую сумму;
  • наименования участников;
  • НДС или его отсутствие;
  • ФИО, подпись составителя. Если вместо индивидуального предпринимателя подписывается представитель, также понадобятся реквизиты доверенности.

Дополнительно может отмечаться дата исполнения обязательств. Срок оплаты указывается при наличии соответствующего пункта в договоре. Если в счете отсутствует срок действия и оплаты, согласно статье 441 пункт 1 Гражданского кодекса РФ, документ может считаться действительным в течение необходимого времени. На практике это может быть один месяц.

При продаже товаров или услуг, облагаемых НДС, счет заполняется следующим образом:

  • в графе «Цена» указывается стоимость единицы с учетом налога на добавленную стоимость;
  • в графе «Сумма» приводится полная стоимость для каждой номенклатуры с учетом НДС;
  • «Итого» отражает полную стоимость всех позиций;
  • поле «В том числе НДС» включает сумму налога на добавленную стоимость, рассчитанную из общей стоимости оплаченных товаров/услуг;
  • «Всего к оплате» содержит итоговую общую сумму.

Например, стоимость товаров в счете составляет 10 тысяч рублей. Сумма налога рассчитывается как 10 000*20/120=1 666 рублей. Конечная стоимость будет 10 000, поскольку налог включен в нее, но НДС будет указан отдельной строкой.

Если продавец освобожден от налога на добавленную стоимость, выделять сумму НДС в документе не нужно. Можно сделать пометку «Без НДС» с указанием причины, например, «На основании пункта 3 статьи 346.11 НК РФ».

На практике встречаются оригиналы счетов с подписями, отсканированные документы и распечатанные бланки без подписей ответственных лиц. Оплата может быть произведена по любому из описанных вариантов. Опция выставления счетов доступна контрагентам и в ЭДО (электронном документообороте).

Кому можно выдать счет на оплату

Документ может быть отправлен индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом другому лицу ― физическому или юридическому. Счет сам по себе не служит обязательством. Это всего лишь форма предложения, которая без оплаты не имеет юридической силы.

Между счетами индивидуальных предпринимателей и юридических лиц есть небольшие отличия:

  • организация указывает наименование по уставу, а ИП ― фамилию, имя и отчество;
  • счета организации подписывает и руководитель, и главный бухгалтер, при этом индивидуальный предприниматель ставит только одну подпись;
  • физическое лицо заполняет идентификационный номер, от юридических лиц потребуется и ИНН, и КПП.

Требования к количеству экземпляров

Оформляется документ, как правило, в единственном экземпляре ― на обычном листе формата А4 или фирменном бланке. Но организация, выписавшая его, может оставить себе копию. В некоторых случаях, при разрешении разногласий между сторонами, счет предоставляется в суде.

Несмотря на то, что законодательством не установлены правила хранения счетов на оплату, ачастую их прикрепляют к платежным поручениям. Соответствующий порядок отражается в учетной политике или правилах документооборота.

Для поставщиков товаров, услуг также полезно вести журнал учета. Систематизация выставленных документов позволит отследить любой платеж и избежать лишних споров.

Что говорит законодательство на эту тему

Как было указано выше, счет на оплату ошибочно называют первичным документом. В Федеральном законе №402 от 06.12.2011 указано, что в первичной бухгалтерии отражаются факты хозяйственной деятельности, например, списание средств, выдача заработной платы или поступление товара.

Если же между контрагентами не было заключено соглашение, счет на оплату может выступать публичной офертой. Для этого, согласно статье 435 Гражданского кодекса Российской Федерации, в документе должны быть указаны все условия договоренности. При внесении оплаты, на основании пункта 3 статьи 438 Гражданского кодекса РФ, он расценивается как акцепт оферты.

Сам же документ, после подтверждения факта перечисления денежных средств, доказывает совершение сделки, что оговорено в пункте 3 статьи 434 Гражданского кодекса РФ.

Роль счета на оплату в документообороте

Счет на оплату товаров или услуг выступает фактически внешним документом для документооборота компании. Но с его помощью существенно упрощается процесс сверки взаиморасчетов покупателя и продавца, а также ведение управленческого учета.

Порядок работы с бланком, включая разработку, подписание, хранение, закрепляется графиком документооборота.

История вопроса

С 2016 года индивидуальных предпринимателей и юридических лиц избавили от необходимости использовать печать, в том числе на счетах на оплату. В числе последних изменений и увеличение НДС до 20% в 2019 году. Новые значения должны учитывать все сотрудники, ответственные за формирование платежных документов.

Компании имеют возможность формировать счета не только в товароучетных программах, но и выставить счет онлайн в бесплатных сервисах. Сформированные документы отправляют по электронной почте.

Действующее законодательство не регламентирует обязательное использование счетов, оплата может производиться и на условиях соглашения. В то же время этот документ позволяет конкретизировать объем авансового платежа, упорядочить учет и удобнее отслеживать оплаты.